Reseña

Dentro de los servicios que ofrece el área administrativa del politécnico gran colombiano se encuentra la ventanilla de correspondencia donde los estudiantes y demás personal que hace parte de la comunidad educativa pueden acercarse a interponer ,peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, para esto la comunidad educativa debe conocer el correcto procedimiento, teniendo en cuenta los parámetros y lineamientos para realizar estos, obteniendo una correcta atención, gestión y dar trámite de manera oportuna, para lo que se a dispuesto un instructivo , al cual pueden acceder en diferentes medios, físico y por medio de la facepage 

Terminos

 TERMINOS Y TIEMPOS PARA RESOLVER PARA RESOLVER UN PQRS

Los términos para resolver las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias serán de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

·         Cuando falten cinco (5), dos (2), un (1) día hábil para dar respuesta a la PQRS.

·         El día del vencimiento de la PQRS.

·         Todos los días, cuando la queja o reclamo no ha sido resuelto y hasta que lo respondan.

Redaccion

COMO REDACTAR UNA CARTA PARA INTERPONER UN PQRS

Es muy importante la presentación de la carta a la hora de interponer un servicio de Petición, Queja, Reclamo y Sugerencia.

·          Asegúrese de averiguar la información correcta del destinatario de tu carta: nombre, título y dirección. Determine también el pedido específico que necesita y el motivo de su petición.

·         Escriba sus datos de contacto en el margen superior de su carta (nombre, apellidos, dirección postal, teléfono y correo electrónico, si lo cree necesario). Incluya la fecha completa en el lado derecho de la carta, justo en el renglón debajo de la dirección del destinatario.

·         Utilice una fórmula de encabezamiento adecuado para la persona a quien se diriges: Estimado Sr., Estimada Sra., Estimado Director, etc.

·         Divida el contenido de la carta en dos o tres párrafos: en el primer párrafo deberá incluir una breve presentación y la exposición de motivos que te han llevado a escribir la carta; utilice el segundo para añadir información sobre la importancia de su solicitud y, en el último párrafo, expresa sus expectativas. Dependiendo de la naturaleza de su petición, solicite información, un trámite, una cita o una acción.

·         Agradezca al destinatario su tiempo y firma la carta con una fórmula de conclusión adecuada.           

Recepcion

RECEPION DE PQRS

Los estudiantes y administrativos pueden formular

Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y

Denuncias por corrupción, a través de los siguientes medios.

•   FORMA PERSONAL

      Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencia:

El estudiante y administrativo puede manifestar sus peticiones, quejas, reclamos y sugerencia en la Vicerrectoría Administrativa y Financiera.

El funcionario responsable en la Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Envía el caso al correo electrónico del jefe y del responsable del manejo de las PQRS de la dependencia que involucra el caso.

Se envía copia al correo electrónico del usuario, con el fin de enterarlo que se dio inicio al trámite de su caso

•             COMUNICACIÓN ESCRITA

Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencia:

 El usuario puede enviar sus Peticiones, quejas, reclamos y sugerencia a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera con oficio radicado en Gestión de Documentos.

El funcionario responsable en la Vicerrectoría Administrativa y Financiera envía la comunicación recibida (escaneada), al correo electrónico del jefe y del responsable del manejo de las PQRS de la dependencia que involucra el caso.

Se envía copia al correo electrónico del usuario, con el fin de que se entere que se dio inicio al trámite de su caso.